10 Apps de Gestión de Proyectos para organizarte en Navidades

A veces organizar tus tareas y todos los proyectos que tienes pendientes de realizar puede ser muy tedioso y difícil de gestionar, y más en épocas de festivos y comidas familiares como puede ser la Navidad.

¿Cuál es la solución?

Con estas 10 aplicaciones gratuitas que te presentamos hoy, podrás organizar de manera mucho más eficiente todos tus proyectos y gestionar tu carga de trabajo para llevar tus tareas al día. Si quieres saber de que herramientas estamos hablando, ¡sigue leyendo!

1. Smart Sheet

Una de las herramientas de gestión más fáciles de usar y que más familiar nos resulta es una hoja de cálculo ¿verdad? Esta es la razón por la que Smart Sheet es una gran herramienta de gestión de proyectos. La base de su organización son hojas de cálculo con un diseño muy sofisticado y un formato muy fácil de usar. Smart Sheet tiene un montón de plantillas donde elegir para crear tus documentos. Su servidor permite colaborar con otros miembros del equipo con el fin de realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Puedes configurar recordatorios diarios o fechas importantes en el calendario y también dar permisos administrativos a tus compañeros de equipo, en caso de que tengan que acceder a editar y realizar cambios. Smart Sheet también cuenta con una App móvil con la que puedes acceder a los datos de tu equipo desde cualquier lugar.

2. Asana

¿Cuánto tiempo pasas enviando emails? La comunicación en tiempo real es una gran ventaja, puede ayudarnos a conectar con otros y acelerar procesos de producción. Asana es una plataforma de gestión de proyectos en la que todos los datos del proyecto se mantienen en un solo lugar. Por lo tanto, en lugar de tener que alternar pantallas y buscar en tu bandeja de entrada la última actualización sobre el proyecto, podrás ver en Asana la tarea específica y obtener todas las actualizaciones. Los miembros del equipo pueden escribir fácilmente sus notas (en lugar de enviar mensajes de correo electrónico), y crear actualizaciones para que puedas tener acceso a todo en un solo lugar. Tienes también la posibilidad de asignar tareas a los miembros de tu equipo, establecer recordatorios en el calendario y comprobar el seguimiento de su progreso mediante la búsqueda de una tarea específica del proyecto. Estas opciones son gratuitas, pero también puedes contratar una cuenta premium y así conseguir características más complejas y detalladas.

3. Wrike

Si te sientes cómodo con Excel vas a disfrutar de esta App, ya que es como una hoja de cálculo pero con muchos más detalles en su estructura. Puedes controlar el acceso a la infomarción de los miembros de tu equipo. Tal vez algunos necesiten tener acceso al calendario y la lista de tareas, pero no a cualquier información financiera o al presupuesto, y Wrike te permite ese tipo de control. Sus informes son muy detallados y con ellos se pueden identificar los mejores lugares para recortar gastos o reducir la amplitud del potencial humano en un segmento particular del proyecto. Wrike también puede sincronizarse con tu cuenta de correo electrónico. Wrike tiene muchas más características útiles para la gestión de tus proyectos. Si tienes 15 usuarios (administradores) o menos, puedes tener la versión gratuita de esta herramienta. Si tu equipo es superior a ese tamaño, el precio será de 49 $ por mes.

4. Basecamp

Ya hemos hablado de ella anteriormente pero no la podíamos dejar fuera de la lista. Esta herramienta de gestión de proyectos es otro buen ejemplo de la racionalización de procesos, reduciendo así el tiempo para cada tarea. Puedes crear un nuevo proyecto e invitar a gente de tu equipo, y ofrecer información acerca de los detalles del mismo. A partir de ahí, cualquiera de los invitados al proyecto pueden dejar comentarios o actualizaciones para ti. Como director del proyecto, tienes la capacidad de crear nuevas tareas, actualizar el calendario, pedir comentarios y muchas cosas más. Puedes subir y  compartir imágenes y archivos PDF en vez de enviarlos por correo electrónico a cada miembro del equipo. Basecamp es un cuadro de mando fantástico para utilizar la hora de gestionar cualquier proyecto. Como nuevo miembro de Basecamp tienes los dos primeros meses gratis, si te acaba convenciendo,  podrás tenerla a partir de 20 $ al mes.

5. Trello

¿Alguna vez has utilizado Pinterest? Piensa en Trello como algo similar, un tablón de notas online orientado a la gestión de tareas. Esta herramienta es ideal para un solo usuario, pero también tiene la opción de invitar a otros a tu tablero de tareas para que puedan estar al tanto de tu proyecto. Trello es una herramienta totalmente gratuita de gestión de proyectos y funciona bien para cualquier persona que le gusten las listas. Los proyectos están representados por tablas, que contienen listas que a su vez contienen las tarjetas que corresponden a las tareas. Las tarjetas deben pasar de una lista a otra, reflejando así el flujo de un proyecto, desde la idea hasta la ejecución. Se pueden agregar datos extras como el nombre de los usuarios que pueden ser asignados a las tareas. Las tarjetas aceptan comentarios, archivos adjuntos, votos, fechas y etiquetas con diferentes colores.

6. Campfire

Esta herramienta de gestión de proyectos es un producto de Basecamp. Con este programa, tienes un servidor seguro para comunicarte con los miembros de tu equipo y con tus clientes. Dispone de un chat protegido con contraseñas. A partir de esa sala de chat, tienes la capacidad de iniciar una conferencia telefónica. Las llamadas tienen un número de teléfono y un código de acceso específico para cada miembro, y se pueden grabar para una futura revisión. No tienes que descargar nada en tu ordenador, y tienes una versión gratuita para valorar si es una buena opción para ti.

7. Project bubble

Se trata de una herramienta que te permite gestionar un número ilimitado de proyectos en su versión gratuíta. Puedes compartir información con el resto de los miembros de tu equipo y enviar facturas a tus clientes. También podrás crear informes muy completos para enviar a tus clientes y compañeros de equipo para tenerlos al tanto de los proyectos.

8. Wave

Si manejas tus propias finanzas, o simplemente quieres hacerle la vida más fácil a tu contable, utiliza esta herramienta que se centra en las finanzas y la facturación. El programa está diseñado para pequeñas empresas, especialmente aquellas con menos de 9 empleados o miembros del equipo. Wave está diseñado para ayudarte a crear facturas de aspecto profesional. Puedes elegir entre varios formatos diferentes. Wave puede enviar recordatorios sobre las fechas de vencimiento de las facturas, o sobre cuándo debes enviarlas. Cada mes te muestra lo que has facturado, pagado, o lo que te ha quedado pendiente. Esta herramienta simplemente hace el trabajo duro por ti.

9. Pivotal Tracker

Esta herramienta es similar a algunas de las otras Apps de gestión de proyectos que figuran en esta lista. Sin embargo, se orienta específicamente hacia el desarrollo de software. Hay calendarios y listas de tareas para ayudar a manejar la carga de trabajo y para ayudar a los administradores de proyectos a supervisar el estado en su conjunto. También cuenta con una “comunidad de apoyo” a la que cada usuario puede tener acceso, independientemente de los miembros del equipo. Pivotal ofrece una prueba gratuita de 60 días, a partir de ahí, los planes varían dependiendo de la cantidad de miembros y de espacio de almacenamiento que necesites.

10. Evernote

Si todavía no tienes Evernote, ¿a qué estás esperando? Evernote es un lugar donde recopilar todas tus ideas, organizar tus tareas y guardar los recursos que deseas leer más tarde. Puedes adaptar tus listas para satisfacer tus necesidades y crear etiquetas diferentes para ayudarte a mantener todo organizado. Evernote ofrece un lugar para guardar y almacenar todo lo que necesites. Esta es una aplicación perfecta para las personas que tienen un montón de ideas y no pueden hacerse cargo de esa tarea en ese mismo momento. Es completamente gratuito abrir una cuenta, todo lo que necesitas es tu email. Recientemente la compañía ha lanzado Evernote Business, una herramienta de gestión de proyectos que permite la colaboración con miembros de tu equipo y te da la capacidad de compartir información con tus clientes.

Organízate mejor estas Navidades con alguna de las herramientas que te recomendamos, ¿conoces alguna otra? ¡Nos encantaría saber tu opinión!

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