10 herramientas de gestión de proyectos para PYMEs y Freelancers

Tratar de llevar a cabo uno o varios proyectos sin el software de gestión adecuado puede ser un auténtico caos. Una mala decisión puede destruir rápidamente meses de trabajo, y un paso en falso para un autónomo o freelance puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero.

Tanto si eres dueño de una pequeña empresa como un profesional freelance puedes beneficiarte de una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos. ¿Y la mejor parte? Todas estas herramientas tienen una versión gratuita.

A continuación te presentamos una lista con diez herramientas de gestión de proyectos gratuitas para PYMEs y profesionales freelance. ¡Empezamos!

10. Harvest

Si quieres hacer un seguimiento del trabajo de tus empleados Harvest es tu herramienta. Este sistema es ideal para la gestión de proyectos basada en los recursos y generación de informes, y lo que es aún mejor es que incluye un sistema de facturación. La versión gratuita es sólo válida para realizar una prueba, ya que sólo permite un usuario, cuatro clientes y dos proyectos. La versión de pago, en cambio, tiene clientes y proyectos ilimitados por un precio reducido al mes.

Pros:

Harvest tiene un montón de integraciones como pueden ser Google Drive, Quickbooks o Atlassian Jira entre muchas otras.

Su sistema de análisis es absolutamente asombroso, pudiendo reemplazar las hojas de cálculo tradicionales por la plataforma sencilla de Harvest.

Por último, Harvest posee un sistema sencillo de facturación.

Contras:

La versión gratuita es solamente para un usuario.

9. Zoho Projects

Zoho Projects en su versión gratuita permite un usuario y tiene un límite de 10 MB de almacenamiento. La opción de pago, en cambio, permite ampliar este almacenamiento y el número de usuarios.

Pros:

Zoho Projects tiene una lista de características increíblemente densa, su interfaz ha sido comparada con el diseño intuitivo de Facebook. Para los entusiastas de la organización, con Zoho Projects puedes crear diagramas de Gantt y configurar complicadas tareas e hitos. Zoho Projects también ofrece una tabla de tiempos e informes detallados (y para aquellos que no queráis hacer vuestros propios informes, cuenta con 50 plantillas modelo para elegir).

Contras:

Los opción gratuita tienen un límite muy pequeño de almacenamiento, lo que impide la buena gestión de los documentos.

8. Bitrix24

Bitrix24 es un sistema de gestión de proyectos totalmente gratuito con capacidad para varios usuarios, pero con capacidad limitada de almacenamiento en la versión gratuita. En las diferentes versiones de pago, hay diversos precios con capacidades de almacenamiento diferentes y alguna funcionalidad adicional.

Pros:

Los usuarios pueden elegir si desean utilizar Bitrix24 en la nube o en un servidor propio de la empresa. Las características de gestión de proyectos son excepcionales: Bitrix24 ofrece diagramas de Gantt, opciones de tareas en capas, seguimiento y gestión del tiempo, e incluso la planificación de la carga de trabajo de los empleados.

Bitrix24 también ofrece comunicación en tiempo real mediante un grupo de chat, videoconferencia y mensajería instantánea. También actúa como una alternativa a la versión gratuita de Dropbox, ya que ofrece 5 GB de almacenamiento en la nube para facilitar el uso compartido de documentos.

Además, las actualizaciones recientes incluyen:

• Una herramienta de planificación de la carga de trabajo de los empleados que permite a los gerentes planificar cierto número de horas para una tarea y luego compararla con el número de horas reales empleadas.
• La capacidad de hacer plantillas de tareas que contengan subtareas y listas de control.

Contras:

Las pymes pueden tener dificultades con la versión gratuita de Bitrix24 debido a su limitación en los perfiles de usuario.

7. Trello

Trello utiliza un método llamado Kanban, un sistema de gestión de proyectos desarrollado por un ex-vicepresidente de Toyota, Taiichi Ohno, que permite a los usuarios mover las tarjetas de tareas para crear una representación visual del proyecto que se está desarrollando.

Trello ofrece usuarios y proyectos ilimitados, pero sólo dispone de 10 MB de almacenamiento en su versión gratuita.

Pros:

Es la opción de software de gestión de proyectos más intuitiva que existe.

Un rápido vistazo a la alineación de las tarjetas te permitirá saber en qué fase del proyecto te encuentras y en qué están trabajando otros usuarios. En estas tarjetas puedes incluir información sobre cuando comenzó el proyecto y qué partes de la tarea ya se han completado.

Contras:

Debido al énfasis de Trello en la simplicidad, le faltan algunas características clave. No puedes describir el proyecto de forma detallada y no ofrece una opción para ver las listas de tareas desglosadas por usuario o fecha de vencimiento.

6. 2-Plan Project Management Software

Esta herramienta cuenta con tres módulos (todos gratuitos):

• 2-Plan Desktop, un sistema de gestión de proyectos.
• 2-Plan Team, una herramienta de gestión de proyectos basada en la web con múltiples opciones de alojamiento.
• Work 2-Gether, una tabla de gestión de tareas basada en Scrum, para proyectos en equipo.

Todas estas opciones son gratuitas, pero puedes optar por pagar por extensiones adicionales.

Pros:

En 2-Plan Desktop, los jefes del proyecto pueden crear un WBS de gráficos animados, los hitos del proyecto y construir sistemas de control de proyectos.

2-Plan Team hace que sea fácil coordinarse con los equipos de fuera de la empresa y se integra a la perfección con 2-Plan Desktop. Work 2-Gether es similar a Trello, ya que utiliza el sistema Kanban.

Contras:

La opción gratuita puede estar bastante limitada. Work 2-Gether, por ejemplo, sólo permite tres usuarios. Pero afortunadamente, las cuentas de pago tienen un precio razonable.

5. Asana

Con aproximadamente 140.000 clientes y 400.000 usuarios, Asana es una de las aplicaciones de gestión de proyectos más populares, y lo mejor de todo es que tiene capacidad para 15 usuarios en la versión gratuita. Más de 10.000 empresas al mes comienzan a utilizar Asana.

Pros:

Dustin Moskovitz, el cofundador de Facebook, también diseñó Asana. Fiel a la estética y la simplicidad de la red social más popular, Asana es un sistema de gestión de tareas intuitivo que funciona genial para los equipos que buscan interacción a tiempo real.

Asana permite a sus usuarios visualizar sus metas, el seguimiento de su tiempo, asignar prioridades a sus tareas, y obtener actualizaciones sobre el proyecto. También tiene una función de calendario para representar gráficamente las tareas del equipo.

Además, durante el año pasado, se añadió una aplicación para Android, la capacidad de convertir una tarea a un proyecto, conversaciones y cuadros de mando.

Contras:

Asana no permite su uso sin conexión.

4. MeisterTask

MeisterTask es un gestor de proyectos que ofrece usuarios y proyectos ilimitados y tiene aplicaciones nativas para iPhone e iPad.

Pros:

MeisterTask cuenta con todas las características importantes: ofrece seguimiento del tiempo, seguimiento de problemas, y colaboración con usuarios internos y externos. No hay límite de almacenamiento, por lo que el intercambio de archivos no es una carga sobre la capacidad del sistema.

Los tableros de proyectos de MeisterTask están perfectamente adecuados a diversas metodologías.

El diseño es simplemente precioso a la vista.

Contras:

MeisterTask sigue siendo un nuevo sistema de gestión en el que aún se sigue trabajando y perfeccionando, se encuentra en continua mejora. Aún faltan funciones por implementar como pueden ser los diagramas de Gantt, la integración con Toggl u otras funciones sobre las que se está trabajando.

3. GanttProject

GanttProject es una herramienta de planificación y gestión de proyectos gratuita de código abierto. Los críticos han comparado esta aplicación con Microsoft Project, tanto en términos de características ofrecidas como en complejidad. Este sistema puede generar diagramas de Gantt y PERT, producir informes en formato HTML y PDF, y ofrece herramientas de gestión del tiempo.

Pros:

No hay límite en lo que se puede realizar con GanttProject. Esta plataforma de gestión permite a los usuarios crear rápidamente un horario estructurado para cualquier proyecto. Ofrece la distribución de tareas y la ejecución de hitos. El software de código abierto también permite a los administradores de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo para que las empresas puedan establecer objetivos de mejora.

Contras:

No se recomienda GanttProject a las personas que no están familiarizados con un software de gestión de proyectos. Muchos lo han encontrado abrumador y el sistema de apoyo está mayormente en manos de sus foros.

2. Orange Scrum

Orange Scrum proporciona la base para el desarrollo ágil de software y gestión de recursos.

Pros:

Orange Scrum es completamente personalizable. Esto es perfecto si tienes la idea de lo que quieres hacer y cómo quieres hacerlo, por que este programa se adapta a la perfección a tu empresa.

Contras:

Debido a la versatilidad de Orange Scrum, se requiere conocimiento de programación para sacar el máximo provecho a esta herramienta. No es un programa para iniciarse en la gestión de proyectos.

1. Freedcamp

Freedcamp es una herramienta que ofrece usuarios y proyectos ilimitados, está optimizada para la comunicación y dispone de innumerables funciones. Su diseño es magnífico y en la versión gratuita dispone de 20 MB de almacenamiento pudiendo aumentarlo si te pasas a alguna de sus versiones de pago.

Pros:

Los administradores pueden limitar los permisos de los diferentes usuarios hasta el nivel del cliente. Freedcamp también ofrece seguimiento del tiempo, plantillas, y facturación.

Sus funciones de colaboración son impresionantes. Los usuarios nunca estarán desinformados porque Freedcamp se asegura de añadir notificaciones cuando hay una actualización. No tiene una app, pero Freedcamp ha optimizado su sitio web para los dispositivos móviles

Contras:

Se requiere una pequeña curva de aprendizaje. Hay algunas características que le faltan, como pueden ser los diagramas de Gantt.

Fuente