5 herramientas de contabilidad para freelancers
La facturación y la contabilidad son probablemente las tareas más pesadas y laboriosas a las que deberás hacer frente como profesional freelance. Si lo haces de forma manual puedes tardar horas en crear una factura, alterar su contenido, comunicárselo al cliente, y por último, recordarle que debe pagar. Este tipo de tareas administrativas pueden afectar negativamente a tu productividad, distrayendo tu atención de realizar un gran proyecto creativo.
Afortunadamente, hay un montón de herramientas diseñadas para simplificar el flujo de trabajo diario mediante la automatización del proceso de facturación. En este listado podrás encontrar 5 de las mejores herramientas de contabilidad para profesionales freelancers.
5 Herramientas de contabilidad
1. Bonsai
Bonsai no es una herramienta de contabilidad propiamente dicha, sino que se trata más bien de un generador de contratos muy fácil de usar. Con esta herramienta no sólo podrás crear y personalizar las facturas de tus proyectos, sino que también tendrás la opción de generar las facturas automáticamente a través de los contratos que hayas creado previamente.
También puedes utilizar Bonsai para gestionar todas tus comunicaciones con los clientes, incluyendo la entrega inicial de las facturas, los recordatorios de pago y las facturas recurrentes. Incluso tienes la opción de establecer una tarifa final que se incluirá automáticamente en la factura si el cliente sobrepasa la fecha límite de pago.
Bonsai también te alerta cada vez que un cliente haya recibido tu factura. Estas notificaciones pueden ser beneficiosos cuando tratas con clientes que son propensos a saltarse los plazos de pago, ya que vas a saber con seguridad si han recibido o abrieron tu factura.
Puedes probar Bonsai en su versión gratuita con un máximo de cinco facturas para hacerte una idea de cómo funciona la herramienta.
Bonsai es perfecta para profesionales freelance que buscan una herramienta de facturación sencilla a bajo precio.
2. Zoho Invoice
A primera vista, Zoho puede parecer algo abrumador. Su amplia suite de herramientas de gestión y productividad comprende desde CRM´s de marketing hasta aplicaciones de recursos humanos, y está destinada a pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar los procesos repetitivos. Una de esas herramientas es Zoho Invoice, que se centra en el aspecto financiero de la gestión de una empresa, pudiendo ser una solución muy práctica también para profesionales freelance.
Del mismo modo que Bonsai, Zoho Invoince te permite crear facturas de aspecto profesional de forma rápida y fácil. Se parte de una selección de plantillas estándar que se pueden personalizar con tu logotipo y paleta de colores, por lo que tus facturas estarán alineadas con tu marca y proporcionarán una experiencia visual coherente para tus clientes.
Esta herramienta también tiene una funcionalidad integrada de seguimiento de tiempo, lo que la hace ideal para proyectos que se cobran por horas. Serás capaz de crear estimaciones y registrar las horas en el tablero de mandos de Zoho, y luego convertirlas a facturas listas para enviar sin tener que volver a introducir la información. También te ofrece un resumen de tus facturas y pagos pendientes de realizar. Incluso hay una versión del portal que los clientes pueden utilizar para revisar las facturas existentes, proporcionar retroalimentación, o pagar directamente.
Zoho te da la opción de automatizar el proceso de comunicación de pago también. Puedes configurar recordatorios personalizados y notificaciones de pagos pendientes para animar a los clientes a realizarlos. Si te gusta el envío de facturas a la antigua usanza, Zoho ofrece también un servicio que imprime tus facturas y las envía en tu nombre. La herramienta también se integra con todas las pasarelas de pago estándar, incluyendo PayPal, Stripe, y 2Checkout.
Si eres un profesional freelance, puedes registrarte para obtener una cuenta de prueba gratuita que te permite facturar hasta 25 clientes a la vez. Si estás trabajando con más clientes, o si necesitas más funcionalidades necesitarás pasarte a un plan de pago desde 7$ al mes.
Zoho es genial para los trabajadores freelance veteranos que buscan utilizar una herramienta de facturación que sea compatible con otras soluciones de gestión empresarial.
3. Pancake
PancakePancake es una aplicación de gestión de proyectos que ofrece una variedad de soluciones para autónomos incluyendo el seguimiento del tiempo, la generación de propuestas, y la creación de facturas.
Si bien el diseño de la interfaz de usuario es un poco rudimentaria, reúne una gran cantidad de funcionalidades en relación con su bajo precio. Tiene incluso una aplicación móvil que actúa como temporizador para hacer un seguimiento de tus horas de trabajo. A partir de ahí, las facturas se pueden generar con un solo clic. Tus clientes podrán utilizar la mayoría de las pasarelas de pago, como Stripe, PayPal y Authorize.net, para pagar su factura.
En términos de personalización, Pancake ofrece también muchas funcionalidades. No sólo se puede alterar la apariencia de tus facturas, sino que también puedes añadir algunos toques personales dentro del propio panel de control del cliente. Esta funcionalidad está disponible porque Pancake está totalmente alojado en tu propio servidor. Una vez instalado, su portal de cliente se convierte en parte de tu sitio web. Esto significa que cada factura que envías utiliza una URL basada en tu dominio, lo que ayuda a crear una buena experiencia para los clientes, ya que no tendrán que ir a un sitio web de terceros para acceder a los documentos.
Para tener esta herramienta sólo tienes que pagar una cuota única de 179 $, con la que tendrás acceso a una cantidad ilimitada de facturas y clientes. A partir de ahí, solo tendrás que hacerte cargo de los costes asociados a las pasarelas de pago, así como el coste de la acogida de la herramienta en tu servidor.
Teniendo en cuenta que Pancake está totalmente alojada en tu propio servidor, es una buena solución para los trabajadores independientes que buscan ofrecer una experiencia más personalizada a sus clientes.
4. Hiveage
Hiveage se describe más exactamente como una herramienta de finanzas para negocios en lugar de un simple generador de facturas. Esta aplicación basada en la web ofrece tanto a autónomos como a pequeñas empresas la capacidad de crear y compartir diversos documentos financieros.
La mejor manera de utilizar Hiveage es empezar por crear una estimación de tu proyecto y compartirlo con el cliente. Una vez que ambos estéis contentos con la propuesta, se puede aprobar la estimación con solo un clic y luego crear una factura basada en ese documento. También tiene un montón de opciones para configurar los horarios de facturación recurrentes, incluyendo la posibilidad de activar un depósito directo para clientes habituales.
Hiveage no viene con el mismo nivel de personalización que hemos visto en otras herramientas. Es bastante básico y sus opciones se limitan a la adición del logotipo y otros datos de tu empresa. En donde destaca esta herramienta es en términos de localización, ya que incluye varias opciones de divisas y más de 20 idiomas diferentes.
Hiveage se puede utilizar también para realizar un seguimiento de los gastos de tu negocio. Esto puede ser muy útil si trabajas con terceros en el desarrollo de un proyecto. Puedes registrar y aprobar sus honorarios y luego decidir si es el cliente el que le paga directamente o si lo incluyes dentro de tu propia factura. Además, si trabajas con varios clientes fuera de tu ciudad, Hiveage puede ayudarte a registrar fácilmente los gastos de facturas relacionadas con los viajes y el kilometraje.
Hiveage es perfecto para agencias o equipos pequeños. Podrás crear una cantidad ilimitada de usuarios y cuentas, en los que podrás limitar los permisos de acceso. Incluso tiene un sistema de comentarios integrado en los presupuestos y en las facturas. De esta manera el equipo puede revisarlo todo y mejorar el documento antes de enviárselo al cliente.
Al igual que Pancake, Hiveage también cuenta con una aplicación móvil que se puede utilizar para revisar el estado de las facturas y como temporizador para realizar un seguimiento de tus horas de trabajo.
Hiveage tiene un precio basado en un modelo de suscripción mensual. Independientemente de tu plan, tendrás acceso a todas sus funcionanlidades así como a un número ilimitado de clientes y facturas.
Hiveage es ideal para profesionales independientes con experiencia dispuestos a pagar una cuota mensual, que con frecuencia trabajan con proveedores y desean facturar los gastos de viaje.
5. Harvest
Comúnmente conocida como la herramienta estándar de la industria, Harvest ofrece casi todas las soluciones de gestión financiera que necesitaría un profesional freelance.
Si bien se utiliza principalmente como una aplicación de seguimiento del tiempo, Harvest también ofrece funcionalidades de gestión de proyectos y elaboración de informes. Estas soluciones adicionales hacen que la facturación sea muy sencilla. Puedes crear facturas personalizadas en base a las horas que hayas registrado dentro de la herramienta, o puedes optar por generarlas de forma manual. También dispone de una aplicación móvil con la que podrás realizar un seguimiento del tiempo y revisar todas tus facturas.
Desde un punto de vista organizativo, Harvest te permite gestionar tu trabajo por proyecto, tarea o cliente.
Harvest es ideal para ti si trabajas con pagos por anticipado. Tiene una sección dedicada a la creación y seguimiento del proyecto basado en este tipo de trabajo. Puedes mostrar a los clientes cómo gran parte de las horas asignadas se han utilizado, el trabajo que queda por realizar, y también puedes generar facturas periódicas a medida que avanzas en el proyecto.
El plan gratuito de esta herramienta se limita a un máximo de dos proyectos con cuatro clientes. Los tres planes de pago ofrecen clientes y proyectos ilimitados y algunas características adicionales. Si eres un profesional independiente que busca principalmente una herramienta de facturación, el plan gratuito es perfecto para ti.
Y tú, ¿qué herramientas de facturación utilizas?
