5 Herramientas esenciales para desarrollar tu trabajo como freelancer
Aunque seas un diseñador extraordinario o un desarrollador excepcional no significa que vayas a tener éxito como profesional freelancer. Y es que ser un trabajador independiente requiere que hagas mucho más que diseño y desarrollo. Te enfrentarás a una montaña de papeleo administrativo y tendrás que trabajar duro para atraer a nuevos clientes y mantener con ellos una relación cordial.
Pero que no cunda el pánico. Tú puedes con todo, y si cuentas con las herramientas adecuadas podrás pasar más tiempo haciendo lo que en realidad importa: crear nuevos proyectos y atraer más clientes.
En este post vamos a ver cinco tipos diferentes de herramientas que son esenciales para el éxito de cualquier profesional freelancer. Comenzamos con la parte más aterradora: lidiar con las finanzas.
1. Herramientas financieras
Uno de los quebraderos de cabeza más grandes para muchos profesionales freelancer son las finanzas. No es difícil perder el control, y encontrarte con impuestos inesperados y facturas sin pagar.
Sin embargo, hay algunas herramientas geniales en el mercado que te ayudarán a evitar estos problemas. Herramientas como FreeAgent, Xero y Freshbooks.
En algunos casos, estas herramientas pueden eliminar por completo la necesidad de un contable. Pero, aunque ese no sea tu caso, podrás reducir la cantidad que tienes que pagarle.
Lo más importante de todo es que tendrás el control de tus finanzas. Podrás ver tu rentabilidad de un vistazo, detectar cualquier problema futuro de flujo de caja y saber cuánto debes reservar para los impuestos. También podrás realizar facturas para tus clientes, recibir pagos y controlar los pagos tardíos, todo automáticamente y por solo unos pocos euros al mes.
Por supuesto, antes de que puedas facturar, primero necesitas conseguir algún proyecto. Y eso depende en mayor medida de escribir la propuesta perfecta.
2. Software para realizar propuestas
Debes preparar cada documento cuidadosamente, y en muchos casos, dependiendo del tipo de proyecto, tu propuesta deberá ser también visualmente atractiva.
Por supuesto, puedes crear propuestas deslumbrantes sin necesidad de un software especializado. Pero hay algunas ventajas de usar una aplicación como Qwilr o Proposify, sobre todo por el ahorro de tiempo que te pueden proporcionar.
Estas aplicaciones proporcionan una gama de plantillas de diseño personalizables para garantizar que tus propuestas tengan el mejor aspecto posible. También te permiten guardar segmentos de texto que puedes reutilizar en otros documentos. Proposify incluso puede reemplazar textos como el nombres de clientes al copiar una propuesta, ahorrándote el esfuerzo de encontrar y reemplazar cada aparición del nombre del cliente anterior.
Pero estas aplicaciones ofrecen otros beneficios más allá del ahorro de tiempo. También te informarán cuando un cliente abra tu documento y permite que los clientes acepten la propuesta legalmente y también la paguen.
Qwilr y Proposify también tienen funciones avanzadas que serían imposibles en un documento de Word o PDF. Por ejemplo, tienen tablas de precios interactivas que permiten al cliente personalizar los entregables que desean.
Tener una declaración de trabajo definida y firmada por el cliente te facilitará mucho la vida cuando comiences el proyecto, al igual que contar con una herramienta de gestión de proyectos decente.
3. Herramientas de gestión de proyectos
Tener el control de tus proyectos es esencial para lograr el éxito como freelancer. No solo te ayudará a garantizar que tu negocio siga siendo rentable, sino que una comunicación clara y fluida también tranquilizará a tus clientes y les dará confianza en tu capacidad para cumplir con tu trabajo.
Hay muchas herramientas que te ayudarán a gestionar y administrar tus proyectos, siendo la más conocida Basecamp. Sin embargo, ahora hay muchas alternativas disponibles, como Podio o Trello.
Las herramientas de gestión de proyectos hacen que los proyectos sean más rentables y permiten una mejor comunicación con el cliente.
Estas herramientas te permitirán rastrear proyectos, asignar tareas y mantener todos los activos de tu proyecto juntos. Pero lo más importante es que garantizará que todas las comunicaciones con los clientes estén en un solo lugar.
Sin embargo, ten cuidado. Algunos clientes tendrán su propia forma de trabajar. Y obligarlos a adoptar una herramienta con la que no están familiarizados puede causar confusión y dañar la relación. Pregúntale siempre a tus clientes si les gustaría trabajar con esa aplicación antes de iniciar el proyecto.
Aunque estas herramientas son excelentes para administrar los activos relacionados con un proyecto, también debes considerar la documentación relacionada con tu negocio.
4. Repositorio de documentos
Es increíble la cantidad de documentación que genera una empresa, desde certificados fiscales hasta notas de reuniones. A menudo esta información termina dispersa por toda la oficina, desde libretas viejas hasta archivadores o correos electrónicos.
Idealmente, esta información debe mantenerse en un solo lugar para poder buscarse y encontrarla al instante.
Para aquellos freelancer que trabajan principalmente de forma digital, hay algunas herramientas útiles como Bear o Notion. Ambas aplicaciones son excelentes para organizar contenido digital, pero tienden a quedarse un poco cortas cuando se trata de material en papel. Para eso está Evernote.
Bear es solo una de las muchas aplicaciones dedicadas a mantener tu documentación y notas organizadas.
Aunque Evernote se ha quedado un poco atrás en los últimos años, sigue siendo la mejor solución para lidiar con el papeleo. Con su aplicación para escanear documentos es fácil convertir el contenido en papel a su forma digital. Incluso hay cuadernos y bolígrafos diseñados específicamente para incluir contenido en Evernote.
Sin embargo, y lo más importante, Evernote te ayuda a encontrar lo que estás buscando, incluso si los documentos están escritos a mano.
Al mantener toda la documentación relacionada con tu negocio en un solo lugar y con capacidad de búsqueda, tu vida será mucho más sencilla. Y lo mismo ocurre con la información de tus clientes potenciales.
5. Sistemas de gestión de relaciones con los clientes
Con un poco de suerte, tendrás muchas oportunidades de ventas y clientes potenciales que perseguir y administrar. En algunos casos te puede llevar meses que esa propuesta que enviaste finalmente se convierta en un proyecto.
No es fácil recordar contactar con una persona, o incluso por qué la estás contactando cuando ha transcurrido tanto tiempo. Podrías usar una aplicación de tareas para recordarlo pero también tendrías que estar buscando en tu bandeja de entrada para recordar hasta donde llegó la conversación. Ahí es donde entra en juego un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM).
Cuando la mayoría de las personas piensa en un CRM, les viene a la mente organizaciones a gran escala con miles de clientes. Pero no son todos así. También hay CRM dirigidos a empresas más pequeñas o freelancer.
Una de las mejores es una herramienta llamada Pipedrive. Pipedrive te permite administrar a todos tus clientes potenciales y las diferentes ofertas que pueden estar sobre la mesa. También te permite programar recordatorios para dar seguimiento a esas oportunidades.
Pipedrive te permite administrar leads entrantes y programar las próximas cargas de trabajo. Sin embargo, lo más importante es que se integra con tu correo electrónico para que puedas ver todos los emails relacionados con una oferta. Incluso se sincroniza con tus contactos y calendario si quieres.
—
La idea de suscribirte a todos estos servicios diferentes puede parecerte un lujo que no puedes permitirte. Pero debes preguntarte cuánto tiempo podrían ahorrarte. Ese tiempo lo podrías estar invirtiendo en realizar nuevos proyectos y en conseguir a tu próximo cliente.
¿Conoces estas herramientas? ¿Las utilizas a diario?
