8 herramientas para la gestión de proyectos profesionales

Hoy día no basta con ser productivos e ir ejecutando una determinada lista de tareas en un proyecto. Existen muchas aplicaciones basadas en un check-list aproach o en una distribución atemporal de actividades. Todas ellas muy válidas, pero no para la planificación y ejecución de proyectos profesionales. Para ello, es necesario contar con herramientas potentes, capaces de gestionar planificaciones complejas y de adaptarse a la incertidumbre en los proyectos.

Algunas herramientas para la gestión de proyectos sencillos como Trello o Asana, son muy populares y conocidos en el sector de Management. Sin embargo y afortunadamente, los Project Managers tienen la posibilidad de escoger un software que se ajuste a sus necesidades en un amplio mercado de herramientas profesionales. Por ello, conviene citar algunas aplicaciones muy interesantes, pensadas para entornos más profesionales.

Y es que si has trabajado con diferentes aplicaciones y ninguna de ellas cumple tus expectativas, aquí tienes una lista de herramientas de gestión de proyectos que puede ser de tu interés.

 

1. iceScrum

Orientado especialmente a técnicas Scrum, se trata de un buen complemento para otras herramientas de software libre de gestión de incidencias como Jira o Redmine, y es integrable con otras herramientas de comunicación como Slack. Sin embargo, puede resultar descargable e instalable en tu propio servidor.

Agrupa las tareas en una visual e intuitiva interfaz de post-its. Entre sus funcionalidades incluye paneles de tareas, historiales de usuario, de asuntos, almacenamiento cloud, histórico de problemas y solución de Bugs. Posee una limitada gestión de recursos por persona pero una interesante capacidad para agrupar proyectos.

iceScrum cuenta con un servicio de comunicación entre los miembros del equipo a través de un chat en línea y un timeline. Sin embargo, su amplia capacidad de integración aumenta su curva de aprendizaje, no siendo demasiado intuitivo para el usuario.

Resulta un buen complemento a otros softwares de gestión libre. Y en su versión gratuita podrás integrar a un equipo y un proyecto. Su plan de precios empieza en torno a los 8€/mes y limita su uso a un proyecto y tres usuarios con 1GB de almacenaje. El siguiente plan se planta en aproximadamente 30€/mes, limitado a un equipo, pero ilimitados usuarios y proyectos con 10GB de almacenaje.

2. Sinnaps

Sinnaps es una herramienta online que planifica automáticamente tanto proyectos simples como muy complejos, muy práctico para proyectos donde la planificación se actualiza constantemente. Sinnaps utiliza técnicas PERT y CPM para planificar y priorizar tareas automáticamente y permite crear diferentes escenarios en un proyecto para ver cómo se comporta la planificación en diferentes situaciones.

La visualización de los proyectos resulta muy intuitiva y su innovador Gantt-flow, muestra ‘caminos críticos’ y ‘cuellos de botella’ fácilmente.

Se trata de un software muy amplio en cuanto a funcionalidades, capaz de gestionar recursos, costes e imputaciones. Además, posee un módulo de Valor Ganado (EVM) que la propia herramienta interpreta para sugerir y ayudar al Project Manager a gestionar los proyectos.

Entre sus funcionalidades están la gestión de documentos, conversaciones, informes, planificación, gestión de Portfolio, y posee una completa gestión de roles y permisos para cada proyecto. Funciona como una red social, en la que el usuario debe darse de alta para ser invitado a proyectos.

Lo más interesante está en sus planes de precios. Su versión gratuita no tiene límite de usuarios, de proyectos ni de tiempo. Casi todas sus funcionalidades están desbloqueadas. Únicamente, el Project Manager que quiera controlar permisos en todos sus proyectos, deberá pagar unos 15€/mes, independientemente del número de proyectos o miembros del equipo.

El inconveniente es que la aplicación está en inglés aunque sí que ofrece ayudas en español. Sinnaps no es descargable para instalarla en tu propio servidor.

El PMI (Project Management Institute) de Madrid avala este software de gestión de proyectos y lo acredita como una de las mejores herramientas del mercado.

3. GanttProject

Se trata de una aplicación de escritorio libre y multiplataforma para la programación y gestión de proyectos, muy similar a Microsoft Project. Es una herramienta que incluye diagramas de Gantt y la asignación de personas en el proyecto. Una de las particularidades de esta aplicación es que genera automáticamente un diagrama PERT y un diagrama de personas asignadas a cada actividad.

Sin embargo, Gantt Project tiene una funcionalidad limitada y no es la mejor aplicación para proyectos complejos, ya que los diagramas de Gantt no son muy claros y no ilustran tan efectivamente la dependencia de una tarea en relación a otra. Aunque los gráficos PERT sí lo hacen, dependiendo de la complejidad del proyecto puede llegar a resultar demasiado confuso para el usuario.

GanttProject no ofrece funcionalidades como la contabilidad de costos, servicio de mensajes o control de documentos, pero sin duda juega mucho a su favor el hecho de que es totalmente descargable y gratuita.

4. TaskJuggler

Un gestor de proyectos de software libre. Potente, gratuito y especializado en la edición de diagramas de Gantt. Task Juggler debe ser descargado e instalado y cubre todos los aspectos de desarrollo de un proyecto, desde la primera idea hasta su fin. Además, soporta una elaborada gestión financiera.

La herramienta trabaja con dependencias sencillas en los diagramas de Gantt, crea una lista de tareas, genera informes completos e informa del estado de las tareas de forma automática.

Sin embargo, la amplia funcionalidad de Task Juggelr repercute en una interfaz de usuario poco elaborada, basada en la estética Excel. El usuario se enfrenta a un aprendizaje complejo.

Se trata de una aplicación gratuita y funciona en plataformas Linus, Unix, Windos Y MacOS.

5. Collabtive

Es un software abierto e instalable en los servidores del propio usuario. Ofrece una buena usabilidad y una gestión sencilla.

Mide el tiempo dedicado a las tareas, emite informes en formato PDF y Excel, y cuenta con varios plugins para extender sus funciones. Permite al usuario llevar a cabo una gestión ilimitada de hitos, proyectos y tareas. También posee un sencillo control de permisos y ofrece herramientas de conversación instantánea, así como comunicación offline. Ofrece la posibilidad de imputar horas y contiene un sistema de gestión documental interno.

6. Redbooth

Se trata de una completa herramienta capaz de gestionar proyectos y tareas. Su especialidad es la de gestionar la comunicación entre los miembros de cada equipo, para lo que ofrece sus propias herramientas para chatear, llamar e incluso hacer video conferencias. Está adaptada para móvil y también posee una versión de escritorio.

Las funcionalidades para planificar actividades permiten la generación manual de diagramas de Gantt muy intuitivos y visuales, haciendo que la planificación resulte más amena. Sin embargo, está limitado a dependencias sencillas entre las actividades.

Esta herramienta es perfecta para empresas que organizan los proyectos en espacios de trabajo colaborativos, siendo capaz de combinar tareas, archivos y comentarios.

Redbooth ofrece un plan de precios a partir de 5€/mes por persona con casi todos sus servicios. Para poder disfrutar de copias de seguridad y llamadas de voz, es necesario pagar 15€ por persona y mes.

7. Jira Software

Es un software basado en metodologías Scrum. Con un planteamiento ágil y muy personalizable, está orientado a ser un gestor de incidencias.

Permite definir y seguir flujos de trabajo predefinidos por el usuario, haciéndolo muy útil para la gestión de sprints y para gestionar la calidad de las tareas.

Un inconveniente es que no se pueden cambiar los objetivos o requisitos de la iteración en curso. Por ello, es recomendable para proyectos de duración corta, donde la probabilidad de cambios, una vez iniciada la iteración, sea mínima.

Como la mayoría de las herramientas de gestión de incidencias, su interfaz resulta menos amistosa e intuitiva que otras y su gran adaptabilidad requiere de una inicial curva de aprendizaje. Además, Jira es un software libre y gratuito.

8. Wrike

Es una herramienta muy visual e intuitiva; integra correo, hojas de cálculo para visualizar las tareas, gestión de proyectos, archivos, gestión de documentos online, etc. También está adaptado para móvil y uno de sus propósitos principales es ordenar el proceso de trabajo y permitir que las empresas prioricen las actividades más importantes.

Wrike permite la creación de Gantts y diagramas de carga de trabajo entre los miembros del equipo y dispone de una red social empresarial bastante amplia, como otros de los software comentados.

Se trata de una aplicación muy perceptiva y de fácil manejo, ideal para entornos colaborativos.

Su versión gratuita permite hasta cinco usuarios en el proyecto y una gestión de tareas básicas. El uso del Gantt, las subtareas y los paneles compartidos quedan relegados al plan de precios de aproximadamente 10$/usuario/mes.