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3 consejos para mantener el alcance de un proyecto bajo control

Si alguna vez has trabajado de forma independiente o dentro de una agencia, probablemente hayas experimentado cambios inesperados en el alcance de un proyecto, o como se suele decir en ingles “scop creep” (corrupción del alcance). Esto sucede cuando se agregan nuevos requisitos o tareas a un proyecto, pero sin embargo la línea de tiempo y el presupuesto del mismo no varían.

Estos cambios a menudo se presentan como sutiles y de menor importancia, pero si no se controlan pueden causar costes imprevistos, impuntualidad en las fechas de entrega y, en definitiva, puede afectar al éxito general de un proyecto.

En el peor de los casos, el efecto de los cambios en el alcance de un proyecto afectará de forma general a tu negocio freelance, ya que se pueden alteran los plazos de los trabajos posteriores, influir negativamente en tu productividad y dar lugar a graves consecuencias en la rentabilidad de tu negocio.

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¿Qué causa la corrupción del alcance?

Antes de hablar sobre las estrategias que puedes utilizar para evitar los imprevistos en el alcance de un proyecto, es importante comprender los factores que te pueden conducir a esta situación.

  • Un malentendido en los requisitos del proyecto. Esta es probablemente la causa más frecuente, y puede originarse por tu parte o por la del cliente. Si no se discuten los detalles de un proyecto y se firman en el contrato antes de que comience el trabajo, es muy probable que una de las partes con el tiempo se dé cuenta de que algunas de las características vitales fueron pasadas por alto y deben ser incluidas.
  • No se ha definido un proceso de retroalimentación. Si no indicas claramente el proceso de comunicación y feedback con el cliente, te arriesgas a verte sobrecargado con solicitudes de cambios en varias etapas a lo largo del proyecto.
  • Centrarte en la satisfacción inmediata del cliente. Cuando empiezas a trabajar con un nuevo cliente, tus esfuerzos a menudo se centran en el fortalecimiento de esa relación por encima de cualquier otra cosa. A menudo, esto se traduce en aceptar cualquier solicitud. Si bien este hecho puede ayudarte a forjar una relación positiva, solo te beneficiará a corto plazo, sobre todo cuando te des cuenta de la influencia que esto tuvo en la calidad final del proyecto.
  • Factores externos incontrolables, Seamos realistas, hay un sinnúmero de otros factores fuera de tu control que pueden afectar al alcance de un proyecto. Estos podrían incluir cambios económicos en el mercado, la introducción de nuevas tecnologías, las alteraciones en las estrategia del negocio, e incluso emergencias personales. Si bien puedes no ser capaz de prevenir que esto suceda, es importante prepararse para esa posibilidad.

Ahora que tienes una mejor idea de los factores que pueden causar la corrupción del alcance, vamos a ver qué estrategias se pueden utilizar para prevenirlo.

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1. Crear un calendario realista del proyecto

Con el fin de gestionar el alcance de un proyecto, tú y tu cliente debéis saber cuáles son las tareas necesarias para completar con éxito el trabajo. Aunque que es fácil hacer suposiciones sobre el alcance en base de experiencias anteriores, debes sentarte con tu cliente y discutir sobre todos los aspectos del proyecto para protegerte de posibles problemas futuros.

Esta evaluación se inicia en la primera reunión con tu cliente. El propósito es recoger información sobre los requisitos del proyecto, que se pueden usar para tomar mejores decisiones sobre cómo asignar los recursos de tiempo y costes, con el objetivo de mejorar el flujo de trabajo. Debes preguntarle a tu cliente por sus necesidades y sobre los plazos que le gustaría cumplir. A continuación recopila toda esta información en un calendario. Aquí te mostramos cómo puedes hacerlo:

Trata de capturar tantos detalles como sea posible acerca de los objetivos que quiere alcanzar con ese proyecto. Esta información te ayudará a identificar qué tareas se deben incluir en el proyecto y cuales no.

Después de completar el resumen, debes hacer una estimación del tiempo que te llevará completar cada fase del proyecto. Asegúrate de no establecer plazos poco realistas, especialmente si trabajas al mismo tiempo en otros proyectos.

Una vez que lo tengas vuelve a reunirte con tu cliente y comparte con el tus impresiones. Este proceso te llevará tiempo, pero te ahorrará dolores de cabeza a largo plazo.

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2. Describir el alcance del proyecto en el contrato

Una vez que has evaluado el alcance del proyecto y creado un calendario en consecuencia, es imprescindible que lo pongas por escrito en el contrato del proyecto.

Esta declaración describirá todos los detalles del proyecto acordados por ti, por tu equipo ( en caso de tenerlo), y por tu cliente. Generalmente incluirá todos los componentes del proyecto, sus hitos correspondientes y los precios y las fechas de la entrega final. Es importante que lo escribas con un lenguaje sencillo y sin ambigüedades para evitar interpretaciones erróneas.

Dentro de esta declaración, asegúrate de indicar claramente que cualquier trabajo fuera del alcance original será considerado como extra, y está sujeto a un coste por encima del precio del acuerdo inicial. La inclusión de esta cláusula te ayudará a evitar conflictos innecesarios en caso de que tu cliente quiera ampliar el alcance del proyecto.

Si bien es una buena práctica incluir el alcance en el contrato, es aún más importante que tu cliente realmente entienda lo que va a firmar antes de terminar la reunión. Tómate el tiempo necesario para discutir con él todos los aspectos del contrato. Este acuerdo te puede ayudar a evitar la corrupción del alcance, ya que tanto tú como tu cliente tendréis un punto de referencia por si surgen imprevistos o peticiones de funcionalidades adicionales.

3. Definir un proceso de revisión con tu cliente

En la fase de revisión es donde suele aparecer la corrupción del alcance. Cuando envías los entregables sin haber definido antes este proceso, es probable que acabes escuchando reacciones como “¿No sería mejor añadir esta característica adicional?” O “no me gusta lo que transmite, vamos a cambiarlo completamente”.

Este proceso puede repetirse una y otra vez hasta que el proyecto se complete y apenas se asemeja al proyecto original que habíais acordado.

Puede parecer como un ejemplo extremo, pero es más común de lo que cabría esperar. Algunas de estas peticiones pueden parecer menores e insignificantes, pero el tamaño y el coste de un proyecto puede incrementarse si dejas que tu cliente te pida revisiones cada dos por tres.

Para evitar todo esto debes definir un proceso de revisión que contenga los siguientes puntos:

  • Número total de iteraciones (es decir, tres rondas de revisiones)
  • Fechas en las que se entregarán las revisiones (es decir, el primer prototipo será entregado el 1 de marzo)
  • Longitud del período de revisión (es decir, el cliente debe dar retroalimentación en tres días)

Una vez definido explícale a tu cliente la importancia de ceñirse a él para evitar que los plazos y el presupuesto sufran algún cambio. El proceso de revisión está destinado a captar los problemas y mejorar el producto final, no a reinventarlo por completo. Debe quedar claro que las funciones adicionales añadidas tendrán un impacto directo sobre la fecha de entrega y el coste global del proyecto.

La prevención es el mejor tratamiento contra la corrupción del alcance. La mayoría de los proyectos pueden y van a cambiar, pero con las estrategias adecuadas los cambios en su alcance no te afectarán  y estarás preparado para superarlos.

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