Cómo planificar un proyecto de diseño y desarrollo web

La planificación es una parte esencial de cualquier proyecto de diseño o desarrollo web. Al esbozar el alcance del proyecto desde el inicio, estamos mucho mejor preparados para identificar y evitar los obstáculos que de otro modo podrían entorpecer el desarrollo de nuestro trabajo.

Una de las herramientas más recomendadas para la planificar un proyecto es un calendario. Contar con un cronograma del proyecto te permitirá perfilar, evaluar y comunicar los hitos y tareas esenciales del proyecto, así como planificar los entregables con los plazos y recursos asignados en cada caso.

Existen varias herramientas automatizadas para la planificación de este tipo de proyectos. Pero si no quieres invertir en este tipo de software siempre puedes crear tu propio calendario en una hoja de cálculo de excel.

La importancia de planificar un proyecto

La programación te ayuda a mantener el flujo de trabajo lo más organizado posible. Te permite definir la fecha límite de la entrega del proyecto y determinar los hitos individuales que deben cumplirse con el fin de llegar a ese plazo. A medida que avances a través de estos hitos, serás capaz de monitorizar y evaluar la línea de tiempo y el presupuesto asociado a tu proyecto.

Además, estos documentos de planificación te ayudan a establecer expectativas claras con tus clientes sobre los hitos previstos y el flujo de trabajo de su proyecto.

Ahora que te hemos contado por qué la planificación es una parte crítica de tu flujo de trabajo vamos a contarte algunos consejos para crear tu propio calendario.

Cómo crear un calendario del proyecto

Estos son los 7 pasos que debes seguir par crear tu calendario:

1. Identificar los entregables. Comienza definiendo la fecha de la entrega final y luego crea una lista de todos los sub-entregables que deben ser construidos para completar el proyecto. Por ejemplo, si la entrega final es un sitio web, un sub-entregables podría ser un prototipos de alta fidelidad. Hacer una lista de cada una de estas tareas individuales te ayudará a obtener una mejor idea del alcance de tu proyecto.

2. Definir la secuencia de actividades. Para todos los entregables que enumeraste debes identificar sus predecesores y sucesores inmediatos. Usando el mismo ejemplo anterior, sabemos que para poder comenzar el desarrollo, el cliente tiene que aprobar el prototipos de alta fidelidad. Esta organización secuencial te ayudará a definir el flujo del proyecto.

3. Determinar los recursos necesarios. Ahora que ya tienes la lista de tareas y entregables es hora de pronosticar la cantidad de recursos que necesitarás para llevar a cabo el proyecto. Esto incluye el tiempo necesario para completar cada entregable así como el equipo de necesitarás para realizarlos.

4. Identificar los factores externos que podrían influir en tu proyecto. Trata de identificar los factores externos que podrían influir en el flujo de trabajo del proyecto. Estos factores variarán de un cliente a otro, pero podrían incluir otros proyectos que estés realizando o el período de vacaciones.

5. Establecer los principales puntos y plazos finales. Es el momento de comenzar la programación de las actividades de su proyecto. Utilizando la secuencia de actividades y plazos definidos anteriormente debes tratar de identificar los hitos clave del proyecto.

6. Crear tu horario. Una vez que has definido todo lo anterior, ya puedes empezar a crear tu horario. En la siguiente sección te contamos cómo puedes utilizar toda la información recabada hasta ahora para crear tu calendario de trabajo.

7. Supervisar y analizar. La creación de tu calendario es sólo el primer paso de la planificación del proyecto. Debes vigilar constantemente el progreso del proyecto y hacer un seguimiento para confirmar que sigues dentro del plazo.

Formatos web para tu cronograma

Hay algunas plantillas que puedes utilizar para programar tus proyectos. A continuación, te hablamos de dos formatos diferentes.

1. Work breakdown structure

Work breakdown struture (WBS) o Estructura Detallada del Trabajo en español, es una herramienta que descompone jerárquicamente los entregables de un proyecto final. 

Un WBS típico comienza con el proyecto final en el nivel superior (un sitio web) y se divide en sub-entregables individuales. Los sub-entregables deben ser organizados en los llamados “grupos de trabajo”, que se pueden definir categóricamente por la disciplina (si trabajas en solitario) o departamento (si trabajas en un ambiente de equipo).

La estructura de un WBS se basa en algo que se llama la regla del 100%. Bajo esta regla, la entrega final representa el 100% de tu trabajo y costes. Para cada sub-entregable se debe aplicar un valor de porcentaje asociado a la cantidad total de trabajo y presupuesto. El valor de todos los sub-entregables dentro de un grupo de trabajo debe sumar el porcentaje total de ese grupo de trabajo, mientras que todos los grupos de trabajo combinados deben sumar 100% en conjunto.

Esta herramienta es ideal para definir, organizar y planificar un proyecto de manera estratégica. Te proporciona una visión detallada del proyecto que puede ayudarte a identificar los riesgos en tu flujo de trabajo antes de que sucedan. Por ejemplo, si un sub-entregable se está retrasando, sólo tienes que mirar el esquema para identificar qué otros componentes del proyecto se verán afectadas por este retraso.

2. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los documentos de programación más populares para la gestión de proyectos. A diferencia del WBS, el diagramas de Gantt se utilizan generalmente para situaciones de cara al cliente, ya que sólo muestra los entregables del proyecto y los plazos de ejecución, sin la mención de la información sobre los costes.

La estructura de un diagrama de Gantt es relativamente simple: los entregables se organizan a través de la columna izquierda de la tabla, mientras que la fila superior se utiliza para ilustrar el calendario del proyecto. El marco de tiempo es organizado por entregables, utilizando el orden secuencial que hemos definido anteriormente. Esto te ayudará a organizar el flujo del proyecto.

Estos son de los componentes que siempre se deben incluir en el diagrama de Gantt para planificar un proyecto:

• Entregables individuales, su progreso, y sus correspondientes plazos.
• Propietarios / contribuyentes de los entregables.
• Los momentos clave del proyecto como las fechas de aprobación, y el período de feedback.
• Sección de notas sobre el progreso del proyecto.

Una vez que tengas listo el calendario, debes enviárselo a tu cliente para que lo apruebe antes de comenzar cualquier trabajo.

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¿Utilizas estos métodos en tu trabajo diario para planificar un proyecto? ¿Cómo organizas tus proyectos freelance? Déjanos un comentario 🙂

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