El presupuesto anual de tu negocio como profesional freelance

En LanceTalent creemos que hay muchas prácticas de las finanzas empresariales que pueden y deben ser utilizadas en tu negocio o actividad profesional freelance. En este post queremos explicar la importancia de introducir una cultura presupuestaria en tu trabajo freelance. Además te proponemos un método y una plantilla para construir tu presupuesto, junto con algunas recomendaciones clave.

En primer lugar, conviene que tengas presente esta advertencia:

1. Un presupuesto no sirve:

• Para presentarlo como plan de negocio. Ojo: el presupuesto es un ejercicio y una herramienta personal que puede complementar un plan de negocio con sus estados y proyecciones financieras, pero persigue un objetivo distinto y no es un documento a presentar para solicitud de ayudas…

• Para decidir cuánto cobrar. Cuidado, el presupuesto es un elemento importante para decidir cuánto cobrar pero no es el único. Lo explicamos en nuestros post Freelance: ¿cuánto cobrar? y ¿cómo cobrar? Precio fijo vs. Precio por hora.

 2. Entonces, ¿por qué conviene preparar un presupuesto anual para tu actividad freelance?

• Para tomar decisiones: el número nunca lo es todo pero es una herramienta de análisis muy importante para tomar decisiones clave en estas áreas:

• Comerciales:
  • necesidad de captar más o menos clientes.
  • adecuar el precio del proyecto.
  • tipos de proyectos que interesan

• Gastos e inversiones:
  • Qué me puedo permitir y qué no.

• Estratégicas:
  • ¿Es viable mi actividad freelance?
  • ¿Qué palancas tengo de crecimiento o mejora?
  • Reflexión de crecimiento a partir de los proyectos y clientes:

-Seguir creciendo con mismos clientes y mismos proyectos

-Seguir creciendo con nuevos clientes y mismos proyectos

-Seguir creciendo con mismos clientes y nuevos proyectos

-Seguir creciendo con nuevos clientes y nuevos proyectos

• Personales:
  • Mi actividad freelance me permite el salario deseado para el nivel de vida personal que quiero.

3. ¿Cómo construir tu presupuesto anual?

Desde LanceTalent recomendamos que tu presupuesto anual cumpla los siguientes requisitos:

• Presupuesto de ventas y gastos (no sólo de gastos).
• Trabajar con grandes líneas o epígrafes: no es útil abrir excesivas líneas como, por ejemplo, una por cada factura o tipo de gasto. Pensemos siempre en la utilidad del presupuesto (toma de decisiones) y veremos que no es necesario ese alto nivel de desglose. Es muy habitual caer en el exceso de detalle que solo aporta complejidad, dificultad de seguimiento y pérdida de visibilidad para el análisis.
• Incluir solamente conceptos ligados a la actividad profesional freelance, no mezclar ningún concepto de la vida personal.
• Para cada línea buscar indicadores o ratios que permitan proyectar y entender mejor el importe correspondiente.

 4. Plantilla para tu presupuesto

En la plantilla que puedes descargar verás los epígrafes que debe contener un presupuesto:

Esta estructura tiene las siguientes ventajas:

4.1 Permite separar las distintas líneas de gasto en tres grandes grupos:

1. coste de ventas si son gastos directamente imputables a un proyecto,
2. generales para los gastos de captación, marketing o administrativos,
3. inversiones para la compra de equipamiento o formación.

4.2 Aporta tres indicadores estratégicos que nos señalan la rentabilidad de nuestro negocio como freelance:

1. Margen Bruto: lo calculamos restando a los ingresos por la venta de nuestros proyectos los costes directamente imputables a los mismos (materiales, subcontrataciones…). Este importe dividido sobre las ventas nos dice lo rentable que están siendo nuestros proyectos. El margen bruto debe ser suficiente para pagar el resto de líneas. En el fichero adjunto mostramos un ejemplo con un margen bruto del 88%.
2. Beneficio: si al margen bruto generado por los proyectos le restamos costes generales e inversiones, obtenemos el beneficio o resultado de nuestra actividad como profesionales freelance. Obviamente, lo más importante es que el beneficio obtenido sea positivo, es decir, que superemos nuestro “punto muerto” (break-even, lo explicaremos en próximos post) alcanzando unas ventas que cubran nuestra estructura de costes.
3. Beneficio Neto: después de pagar los impuestos correspondientes y los gastos financieros (pago de préstamos asociados a nuestra actividad), sabremos cuánto dinero disponemos para fijarnos nuestro “salario”. Esta cifra es la que tenemos que tomar como referencia para ver si con este importe podemos vivir según nuestros planteamientos personales, es el sueldo neto que nos permite tener nuestro negocio freelance.

5. ¿Cómo estimar cada línea del presupuesto?

5.1 Ingresos por ventas: para estimar los ingresos por ventas de un año, recomendamos desglosarlas por tipo de actividad y tipo de proyecto. Es decir, debemos listar los tipos de proyectos que esperamos realizar y agruparlos por actividad. En el archivo excel suponemos que un diseñador freelance espera tener ingresos por dos actividades: trabajos realizados para clientes y formación a otros diseñadores juniors. Dentro de cada actividad el diseñador desglosa los tipos de proyecto que espera realizar.

• Actividad 1: Diseño

                                       Proyecto tipo 1: Diseño web

                                       Proyecto tipo 2: Imagen corporativa

• Actividad 2: Formación

Proyecto tipo 3: Cursos online, presencial…

Proyecto tipo 4: Redacción artículos

Para calcular el importe de las ventas presupuestadas debemos estimar un importe medio por proyecto y el número de proyectos estimados.

5.2 Coste de ventas: los costes de ventas son todos aquellos gastos directamente imputables a los proyectos: por ejemplo, materiales y consumibles utilizados, subcontrataciones (ej. un copywriter, una traducción), alquiler de salas para impartir una formación, comisiones de una plataforma freelance donde hemos conseguido nuestros trabajos, u otros gastos que son necesarios para ofertar, ejecutar o entregar nuestros proyectos.

5.3 Costes indirectos: en este apartado recomendamos no desglosar excesivas líneas que dificulten el seguimiento y nos hagan perder capacidad de análisis. Lo más recomendable es fijar un porcentaje sobre las ventas destinado a todos aquellos gastos generales y administrativos ligados a nuestra actividad freelance (móvil, espacio coworking…).

5.4 Inversión: para poder realizar nuestro trabajo es muy posible que tengamos que invertir en equipamiento (PC, tableta…), mobiliario, software, formación, licencias… Nuestro presupuesto tiene que recoger el importe que estimamos invertir durante el año: eso sí, si es un importe elevado que suponga más de un 5% de las ventas deberíamos de imputar este año el 5% y dejar el resto para el siguiente presupuesto. Se supone que las inversiones elevadas van a permitir generar ingresos este año y los siguientes.

5.5 Impuestos y gastos financieros: por último, hay que tener en cuenta que con el beneficio calculado hasta este punto debemos pagar los correspondientes impuestos y los gastos financieros, si es que tenemos algún préstamo ligado a nuestra actividad.

Nota sobre el IVA: Todos los importes, tanto de ventas como de costes e inversión, serán introducidos SIN IVA. El IVA y sus liquidaciones es un concepto importante que afecta a la gestión de nuestra tesorería/caja pero no al cálculo del resultado de anual de nuestro negocio como freelance.

6. Conclusión y recomendaciones

Desde LanceTalent recomendamos a todos los profesionales freelance que trabajen siempre con un presupuesto anual: el valor que aporta un presupuesto está no sólo en el uso que hacemos de él sino sobre todo en la importancia de las reflexiones y preguntas que nos hacemos cuando lo estamos construyendo. Creemos que es un ejercicio obligado para todo freelance. Como siempre, para terminar, te dejamos algunos buenos consejos sobre este tema:

• El presupuesto NO es un fin en sí mismo, haz el presupuesto con la intención de responder a tus preguntas y dar soporte a tus decisiones.
• El presupuesto es un documento vivo, debemos hacer seguimientos mensuales o trimestrales y hacer los ajustes necesarios.
• El presupuesto es para TI, es un ejercicio de autoexigencia, no te condiciones por lo que puedan pensar u opinar otros sobre él.
• El presupuesto debe estar enmarcado dentro de tus planes a medio y largo plazo. Lo ideal es que tu presupuesto anual sea un detalle de tu plan de negocio, que típicamente cubre entre 3-5 años.
• Complementa y detalla el presupuesto utilizando especializados de control de gastos y facturas .
• Si es posible, integra tu presupuesto anual en la herramienta de contabilidad para facilitar el seguimiento.

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