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Gestión del tiempo para freelance: 8 Tips básicos

La gestión del tiempo es crucial si eres un profesional freelance. No hay nadie que te diga lo que debes hacer, eres tu propio jefe. Y ese es el verdadero desafío: puedes hacer lo que quieras desde donde quieras.

Si trabajas desde tu casa, es posible que tengas que trabajar con tu familia. Si trabajas desde un coworking, tus compañeros pueden distraerte. Y si a eso le sumamos la tentación de las redes sociales…¡estamos perdidos! Pero no desesperes, si sabes gestionar tu tiempo de manera eficaz podrás centrarte y terminar a tiempo todos tus proyectos.

Rina Miele, directora creativa y diseñadora freelance de Nueva York, afirma que la gestión del tiempo para los diseñadores es especialmente complicada, ya que el proceso no siempre tiene un camino directo de A a B.

“No siempre sabemos la dirección que tomará nuestro proyecto, ni cuánto tiempo pasará hasta que tengamos esa epifanía, así que a menudo es difícil saber exactamente cuánto tiempo te llevará hacer algo”, dice. “Como freelance, ni siquiera tienes límites de tiempo real. Multiplica eso por la cantidad de proyectos que aceptas a la vez, y todo puede parecer muy desalentador “.

“Es muy fácil perder el tiempo, y saber administrarlo de manera efectiva es toda una disciplina, pero es una disciplina que vale la pena”, explica Carrie Dils, desarrolladora y consultora de WordPress.

“Planificar y maximizar tu tiempo en el trabajo se traduce en una mejor rentabilidad. Como bonificación adicional, crea un espacio extra en tu vida personal”.

Entonces, ¿qué puedes hacer para mantenerte concentrado y sacar el máximo provecho a tu tiempo?

En este artículo, te contaremos varias estrategias de diferentes profesionales freelance que puedes aplicar en tu día a día para una Gestión del tiempo más eficaz.

1. Crea listas razonables de tareas pendientes

Las listas de tareas son una excelente manera para mantenerte concentrado y aprovechar al máximo tu tiempo. Sin embargo, debes ser razonable con su extensión.

No pongas 10 cosas que hacer en tu lista de tareas pendientes cuando sabes que solo harás tres o cuatro. Personalmente, encuentro que Todoist es una gran herramienta para administrar mis listas de tareas pendientes. Recibes un recordatorio por la mañana sobre qué tareas debes realizar ese día, y puedes tener una vista general de la semana para espaciar tus tareas pendientes de manera adecuada”. Kelly Vaughn, desarrolladora web y experta en Shopify.

Una forma de priorizar tus tareas es usar la matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz Urgente-Importante. Es esencialmente una lista de tareas dividida en cuatro cuadrantes: haz primero, programa, delega y no lo hagas.

“Me ayuda a decidir qué es importante y qué debo hacer ahora, qué puedo delegar y qué puedo ignorar por ahora”, explica el diseñador de productos digital autodidacta Mariusz Cieśla. “También ayuda a mantener la cordura cuando tienes largas listas de cosas por hacer”.

2. Haz un seguimiento de tu tiempo

La mayor fuente de frustración de muchos trabajadores independientes es averiguar a dónde ha ido a parar su tiempo y qué han hecho después de un duro día de trabajo. Afortunadamente, hay muchas herramientas de seguimiento del tiempo para elegir.

Mariusz Cieśla apuesta por Timely. “Su seguimiento automático es bastante bueno”. Mientras que Shirley Wu, ingeniero de software que construye visualizaciones de datos, usa Toggl.

Saskia Videler, estratega de contenido ha probado muchas aplicaciones en los últimos años y actualmente utiliza Billings Pro.

“Es bastante sencillo, pero en realidad no uso la función de facturación”, explica. “Una cosa que aprendí es a rastrear casi todos los procesos, también los no facturables, por lo que obtengo una idea de cuánto tiempo me lleva hacer una tarea, lo que me ayuda a hacer estimaciones precisas de presupuesto y tiempo. Además, cuando la herramienta optimiza un proceso, tiene registros de tiempo para ver el impacto que tiene en tu jornada cada tarea “.

El desarrollador front-end Patrick Johnson usa Harvest para el seguimiento del tiempo.

“Las horas que registras no son solo cuando trabajas directamente con código o con archivos de diseño”, dice. “Es cuando comienzas a gestionar todo tu tiempo. Incluso si no cobras por hora, te ayuda a tener datos cuantificables sobre la cantidad de tiempo que dedicas a realizar una tarea. Esto te ayuda con las estimaciones de proyectos futuros para determinar cuándo aumentar las tarifas “.

Si calculas el tiempo que tardarás en completar una tarea, asegúrate de ser generoso, las cosas casi siempre tardan algo más de lo esperado.

3. Minimiza las distracciones

Las redes sociales y el correo electrónico son algunos de los principales culpables de la falta de productividad.

“No tienes que estar revisando tu correo electrónico a cada momento del día“, advierte Kelly Vaughn. “Hazlo tres veces al día. Por la mañana cuando empieces a trabajar, justo antes de hacer la pausa para comer y hacia el final del día. Durante estos tiempos, puedes encargarte de los correos electrónicos que solo requieren una respuesta rápida y agregar elementos de tareas pendientes para responder a los otros correos electrónicos en una fecha u hora posterior “.

El desarrollador Patrick Johnson sugiere utilizar una aplicación como HeyFocus para centrarte en el material del cliente y no irte a Facebook, Twitter o Instagram cada 5 minutos.

Y el desarrollador de aplicaciones y juegos para dispositivos móviles, Chris Wilson, creador de Super Turbo Action Pig, usa ocasionalmente The Emergent Task Timer, una línea de tiempo impresa simple que puede completar de manera intermitente durante su jornada laboral.

“A medida que emergen las tareas en las que deberías trabajar, las escribes en la parte superior de la hoja, y las distracciones en la parte inferior de la hoja”, explica. “Durante un día, en intervalos de 15 minutos, creas una imagen de dónde realmente pasaste tu tiempo. También hay un mecanismo para registrar distracciones que son más cortas de 15 minutos, como verificar tu cuenta de Twitter o tu correo electrónico. Esta es una gran prueba de realidad para los trabajadores independientes que luchan con la dilación o los malos hábitos de los que no son conscientes “.

Chris dice que la mejor manera que ha encontrado para evitar distracciones es aceptar proyectos interesantes de clientes entusiastas con plazos realistas.

4. Crea un bullet journal

Al igual que muchos otros trabajadores independientes, el estratega de contenido Saskia Videler constantemente hace malabares con mil proyectos.

“Siento que he probado todas las aplicaciones del planeta, pero ninguna de ellas me ha valido”, suspira. “Es una tontería, pero en algún momento siempre empiezo a olvidarme de la aplicación. Entonces, el año pasado conocí los bullet journal.

Un bullet journal es básicamente un calendario de cuaderno, en el que registras todo lo que haces, incluidos tus planes y tareas pendientes. Saskia aprendió sobre diferentes técnicas e hizo su propia versión en un cuaderno Atoma, que utiliza un sistema vinculante que le permite eliminar y cambiar el orden de las páginas.

“Cuenta con un calendario semanal en un spread. Aquí, escribo mis listas de tareas diarias, pero también podría tomar nota de los eventos que tuvieron lugar o cualquier cosa que sea digna de mención. Luego hay extensiones con tres meses por página, en las cuales puedo anotar cosas como días festivos o plazos de proyectos, así que tengo una visión general rápida de los próximos 12 meses. Sé que esto puede sonar como un método muy antiguo para un nativo digital, pero siento que necesito la tactilidad. No es perfecto, y lo combino con un calendario basado en la nube “.

5. Divide los proyectos en pequeñas tareas

La directora creativa independiente Rina Miele sugiere simplemente crear límites.

“Divide los proyectos en tareas más pequeñas”, explica. “Haz iteraciones rápidas en un corto período de tiempo, revisa lo que funcionó y lo que no funcionó y desarrolla esas ideas en consecuencia. Enjuaga y repite.”

De esa forma, no tendrás que dedicar mucho tiempo a una idea que tal vez no funcione. Y en el futuro, puedes usar esto para ayudarte a medir cuánto tiempo te llevará realizar un tipo de proyecto similar.

El desarrollador de juegos Chris Wilson piensa de forma similar. Una vez que describe en qué trabajará, divide el trabajo en tareas de 25 minutos y utiliza Be Focused Pro para administrar su tiempo con la técnica de Pomodoro.

Tal y como recomienda Patrick Johnson, dividir los proyectos en tareas de al menos una a dos horas también le permite sentirse cómodo en un proyecto para realizar el trabajo. “De lo contrario la productividad desaparece”, advierte.

6. ¡Di no!

Sé consciente de cuánto trabajo puedes realizar en un momento dado. Es tentador, especialmente al comienzo de tu carrera como freelance, decir ‘sí’ a todo lo que se te presente, pero no lo hagas.

“A menudo hay una gran cantidad de trabajo administrativo involucrado en cada proyecto, independientemente de su tamaño, y algunos clientes requieren más atención y esfuerzo que otros”, argumenta la experta de Shopify, Kelly Vaughn.

“Si ves que rechazas muchos proyectos por falta de tiempo, tómalo como una buena señal de que puede ser el momento de aumentar tus tarifas.”

“Decir ‘no’ puede ser difícil: ¡es un dinero que estás rechazando! Pero si sabes que no tienes tiempo y estás tratando de exprimir un proyecto extra porque el dinero te hace falta, te sentirás abrumado y lamentarás tu decisión. Además, si te encuentras rechazando muchos proyectos, tómalo como una buena señal de que puede ser hora de aumentar tus tarifas “.

7. Factura por semana

El diseñador de productos digitales, Mariusz Cieśla, hace una facturación semanal, y ha resultado genial para él.

“Por lo general, los clientes te suelen pedir un objetivo fijo por semana, así que no importa si trabajas tres horas un día y otro 14, el cliente no se preocupa de que estés perdiendo el tiempo”, explica. “También es más fácil programar vamos a hacer X en tres semanas” que”tenemos una cantidad indeterminada de trabajo y tal vez dejaremos de trabajar en un determinado momento en el futuro, pero quién sabe “.

También tiene la ventaja añadida de que (teóricamente) se les paga incluso si el cliente no entrega aportes, comentarios o entregables, ya que el contrato estipula específicamente que el pago se debe a un trabajo de una semana.

8. Adapta tu gestión del tiempo a tu trabajo

Según Harry Brignull, consultor UX, “La forma en que estructuras tu tiempo depende del tipo de especialista digital que seas, y es tan importante como la forma en la que vendes tus servicios”.

Por ejemplo, los especialistas de SEO y CRO tienden a trabajar con muchos clientes al mismo tiempo, argumenta, y reducen sus días. Mientras se esperan los resultados para un cliente, pueden llenar ese vacío de horas trabajando para otro.

“Para ellos, tiene sentido evitar esos costosos períodos en blanco, pero para otros especialistas puede ser una mala idea”, advierte Harry. “A los diseñadores e investigadores de UX se les paga para que se centren en las cosas con extremo detalle. Simplemente no puedes hacer eso si pasas de un proyecto a otro varias veces al día; perderás el foco y tu trabajo terminará perdiendo información clave “.

La Gestión del tiempo y de las tareas es bastante personal. Lo que funciona para unos puede no funcionar para otros. Prueba diferentes sistemas de organización, determina las horas del día en las que eres más productivo y descubrirás tus propias claves para la gestión del tiempo.


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