Herramientas de comunicación y colaboración para trabajadores remotos
Cada día surgen más aplicaciones, herramientas y gadgets, diseñados para ayudar a los trabajadores remotos y a los autónomos a realizar sus tareas diarias de la mejor manera posible. Y es que la tecnología avanza muy rápido, pero hay cosas que nunca cambian. Siempre necesitarás una conexión a internet rápida, una herramienta de comunicación y colaboración así como unas cuantas aplicaciones para mantenerte productivo.
En este post vamos a centrarnos en las herramientas más básicas que necesitará un trabajador remoto en su día a día para realizar su trabajo desde cualquier parte del mundo.
Aplicaciones de comunicación en tiempo real
Si quieres realizar una videoconferencia o colaborar en archivos compartidos, hay una multitud de opciones que van desde simples aplicaciones móviles hasta software de nivel empresarial con sofisticadas capacidades de administración y seguridad.
Chat en equipo
Si trabajas en remoto es probable que necesites chatear con tu equipo para colaborar de forma asincrónica en lugar de tener que configurar una hora para una llamada cada vez que tengas una pregunta. Slack es una de las herramientas más populares para este cometido. Es una herramienta gratuita de chat en equipo que permite el intercambio de archivos con Google Docs y Dropbox, vistas previas de imágenes y videos, notificaciones personalizables y mensajes directos entre los miembros del equipo. ¡Ah! Y también incluye toneladas de emojis.
Uso compartido de pantalla
Con la pantalla compartida, puedes mostrar a otros miembros de tu equipo tu escritorio y los archivos y aplicaciones que tienes abiertos. Esto significa que puedes recibir feedback en vivo sobre ese nuevo logotipo que diseñaste y argumentar por qué has elegido esa fuente y cambiar los colores ante sus ojos, todo sin que nadie tenga que estar en la misma habitación. Slack también tiene una función de pantalla compartida, pero Screenleap también es una opción muy buena, ya que la herramienta gratuita comparte tu pantalla sin requerir que los visitantes se registren o descarguen nada para verla.
Videoconferecias
Los chats de video pueden hacer que te sientas como si estuvieras en la misma habitación que tus compañeros de equipo virtuales. Ver las expresiones y los gestos de los demás y escuchar sus voces ayuda mucho a tener conversaciones más efectivas. Google Hangouts es uno de los servicios de chat de video más fáciles de usar y más capacitados: si tienes una cuenta de Google (¿quién no?), tienes Hangouts de Google, que te permite hacer una videollamada con hasta 10 personas. Zoom también es una buena opción para realizar videollamadas con hasta 500 asistentes. O, para llamadas rápidas, también es útil el video chat de Slack.
Software de colaboración remota
Las herramientas de colaboración online hacen que el trabajo en equipo sea un éxito, incluso cuando los trabajadores remotos están dispersos por todo el mundo.
La comunicación y la colaboración no siempre tienen que suceder en tiempo real. Uno de los mayores beneficios de las herramientas de colaboración online es que permiten que todos puedan compartir proyectos y archivos, y hablar sobre ellos independientemente de la hora o el lugar en el que se encuentren,
Online Office suites
Las suites de Office han estado cambiando de paquetes de software instalados a aplicaciones conectadas online durante la última década. Tanto en Microsoft Office Online (las versiones basadas en web de Word, Excel, PowerPoint y OneNote) como en la oferta equivalente de Google, G Suite (con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Drive y más), puedes compartir fácilmente documentos con otros miembros, editarlos y agregar comentarios.
Almacenamiento de archivos compartidos
Un espacio de almacenamiento central al que poder acceder desde cualquier dispositivo es fundamental para los trabajadores remotos. Y no tiene por qué ser complicado. Simplemente guardas un archivo en la carpeta compartida y tú tus compañeros de trabajo tendréis instantáneamente los últimos cambios.
Dropbox fue uno de los primeros servicios de almacenamiento en la nube con sincronización de archivos. Es muy fácil de usar y su integración con muchas otras aplicaciones hace que sea realmente funcional. Una cuenta de Dropbox básica con 2 GB de almacenamiento es gratuita, pero hay versiones de pago que añaden más almacenamiento, capacidades de administración avanzadas y controles de seguridad corporativos.
Pero hay otras opciones. OneDrive de Microsoft ofrece 1TB de almacenamiento con una suscripción a Office 365 (desde $ 6.99 / mes), que viene con el paquete completo de Office y 60 minutos de llamadas internacionales por Skype. Y G Suite, la versión profesional de Gmail y Google Docs, incluye 30 GB de almacenamiento con su plan de $ 5 por mes.
Espacios de trabajo virtuales
Muchas herramientas de colaboración y administración de proyectos online ofrecen un lugar central para que los trabajadores remotos no solo almacenen archivos compartidos, sino que también dejen mensajes en foros de discusión, y planifiquen el trabajo en calendarios y listas de tareas, entre otras cosas. Basecamp ($ 99 / mes para usuarios ilimitados) es una de las herramientas de administración de proyectos más recomendadas y populares. La alternativa gratuita más parecida es Freedcamp, que admite usuarios y proyectos ilimitados. Los planes de pago ofrecen más funciones, como la sincronización de Google Calendar y la integración de almacenamiento en la nube a partir de $ 4 al mes.
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