Lo que debes saber sobre el IVA si tienes clientes europeos
Si tienes un negocio online con clientes en la Unión Europea, este post es para ti.
¿Qué es el IVA?
IVA significa “Impuesto al Valor Agregado”. Es un impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios, ya sean físicos o digitales. Eso significa que cada vez que un cliente compra un bien o un servicio en la UE paga el IVA en el acto.
En este caso el vendedor (tu empresa) cobra el IVA del cliente y le paga una parte o la totalidad al gobierno.
¿Y cuánto IVA se debería cobrar? Eso depende de dónde se encuentren tus clientes. Las tasas varían entre los diferentes estados miembros de la UE, que van del 17% al 27%.
¿Por qué si una empresa no pertenece a la UE es responsables del IVA de la UE?
Porque los gobiernos europeos quieren asegurarse de que reciben impuestos sobre todos los bienes y servicios que consumen sus ciudadanos, incluso bienes y servicios provenientes de otras partes del mundo.
Los productos físicos son gravados en la aduana. Los productos digitales obviamente no cruzan fronteras para pasar por la aduana, por lo que tienen un IVA agregado.
Si no se exigiera a las empresas extranjeras que cobren el IVA, imagina la desventaja que supondría para las empresas basadas en la UE. Sus productos costarían más. Sus clientes locales se irían fuera del país a encontrar algo más barato, y las empresas de la UE sufrirían. Y si las empresas de la UE sufren y hacen menos ventas, sus gobiernos recaudan menos impuestos.
Por lo tanto, exigir que las empresas no pertenecientes a la UE cobren el IVA iguala el campo de juego para los proveedores nativos, y aumenta los ingresos fiscales de los gobiernos de la UE.
¿Cómo debería gestionar un negocio extracomunitario el IVA de la UE?
Hay cinco pasos simples para llevarlo a cabo.
- Registra tu empresa para el IVA de la UE.
- Verifica a tus cliente: ¿Quiénes son? ¿Dónde están?
- Cobra el IVA, si es necesario.
- Proporciona facturas con IVA detalladas.
- Presenta las declaraciones trimestrales de IVA.
Paso 1: ¿Cómo se registra una empresa no perteneciente a la UE para el IVA de la UE?
Puedes registrarte en el estado miembro de la UE de tu elección. ¡Eso te da 28 países para elegir!
Una vez que hayas elegido el lugar donde deseas basar tus operaciones impositivas en la UE, te registrarás en una Mini-One Shop (MOSS) con IVA en esa autoridad fiscal local. Puedes hacerlo online.
Un MOSS te permite consolidar todo el IVA de la UE en una sola declaración de impuestos, incluso si tus clientes viven en diferentes países.
Digamos que eliges registrarte en Irlanda. Solicitas una MOSS en el sitio web de impuestos y aduanas de Irlanda. Vendes a clientes en España, Alemania, Hungría e Italia. Cuando llega la temporada de impuestos, envías una declaración de IVA a tu MOSS en Irlanda. Tu MOSS irlandesa calcula la cantidad de IVA que debe devolverse a las autoridades fiscales en España, Alemania, Hungría e Italia, y lo distribuye por ti.
Paso 2: ¿Qué debes verificar sobre tus clientes en la UE?
Debes verificar dos cosas sobre tus clientes de la UE: quiénes son y dónde están. El primero determina si les cobras el IVA, el segundo determina cuánto.
Determina quiénes son:
Cuando realices una venta en la UE, solicita el número de IVA del comprador. Las empresas tendrán uno, los particulares no. Desafortunadamente, algunos compradores pueden tratar de fingir que son un negocio solo para evitar el impuesto, por lo que enviarán un VRN falso. Por ese motivo, verifica que cada VRN sea válido. Puedes usar esta herramienta de validación VIES de la Comisión Europea.
Determina dónde están:
Además de solicitar el número de identificación fiscal del comprador, también debes solicitar un comprobante de su ubicación. Su ubicación determinará la tasa de IVA que agregas a la venta, ya que cada estado miembro de la UE tiene su propia tarifa.
Luego, para demostrarle al gobierno que estás cobrando un IVA suficiente, debes probar dónde se encuentra tu cliente. Entonces, al hacer una venta, solicita amablemente dos de las siguientes pruebas:
– Dirección de envío.
– Ubicación del banco del cliente.
– País que emitió la tarjeta de crédito.
– La ubicación de la dirección IP del dispositivo del comprador.
– País de la tarjeta SIM (en los casos en que la compra se realice desde un dispositivo móvil).
Finalmente, documenta esta evidencia de ubicación y mantenla registrada durante 10 años. Una década es un tiempo ridículamente largo, pero esa es la ley. Un software de contabilidad e impuestos basado en la nube puede hacer que recopilar esta evidencia y almacenarla sea realmente fácil; la recopilación de datos es automática y no hay riesgo de perder registros.
Paso 3: ¿Cuándo debe un negocio extracomunitario cobrar el IVA de la UE?
No siempre. Depende de dónde se encuentre su cliente y de si su cliente tiene un número válido de IVA registrado o VRN.
Si no tienen un VRN, sí se aplica el IVA.
Esto significa que tu cliente es un consumidor final normal. Debes cargar el IVA en la venta y luego seguir el resto del protocolo que explicamos anteriormente.
Si tienen un VRN válido, no cobras el IVA.
Esto significa que tu cliente es una empresa hermana y, por lo tanto, está exento de cobrar el IVA. La transacción está cubierta por el mecanismo de carga inversa. Esto hace que tu vida sea más fácil como vendedor, si estás vendiendo B2B.
Con el mecanismo de cobro revertido, el comprador es totalmente responsable de presentar el IVA en la transacción.
Paso 4: ¿Cómo debe ser una factura con IVA?
Una factura con IVA incluye bastante más información que una factura normal. Cada factura debe contener:
- El nombre y la dirección de tu empresa.
- Número de IVA de tu empresa.
- Fecha de la factura.
- Número de secuencia de la factura.
- Nombre y dirección del comprador.
- Número de IVA del comprador. Si estás utilizando el mecanismo de carga inversa, también debes agregar el texto “EU VAT reverse charged”.
- IVA (cantidad y tasa) aplicado a cada artículo.
- Cantidad final después de agregar el IVA.
- La moneda utilizada.
Guarda cada factura durante cinco años. ¿Por qué? Porque las autoridades tributarias de la UE quieren que estén disponibles en caso de que alguna institución oficial solicite información sobre el IVA. Lo mejor es que tengas estos archivos digitales en un sistema de almacenamiento basado en la nube, o simplemente dentro de tu software de contabilidad si utilizas uno.
Paso 5: ¿Cómo se hace la declaración de IVA de la UE?
Al final de cada trimestre tienes que enviar una declaración de IVA de la UE a tu MOSS. Cada tres meses, cuatro veces al año. Desde el último día de cada trimestre, tienes 20 días para presentar y pagar.
Entonces los plazos son los siguientes:
– 20 de abril, primer trimestre que finaliza el 31 de marzo.
– 20 de julio, para el segundo trimestre que finaliza el 30 de junio.
– 20 de octubre, para el tercer trimestre que finaliza el 30 de septiembre.
– 20 de enero, para el cuarto trimestre que finaliza el 31 de diciembre.
Al enviar la declaración online necesitas los registros de facturas de IVA para completar la presentación.
Algo a tener en cuenta: si realizaste ventas en una moneda diferente (es decir, en la Corona danesa, pero tu MOSS usa el euro), deberás convertir esas cantidades a la moneda oficial de tu MOSS. Utiliza los tipos de cambio oficiales del Banco Central Europeo.
Según la información que ingreses, el sitio web MOSS calculará automáticamente la cantidad de IVA que debes. Luego recibirás las instrucciones sobre cómo completar el pago.
¿Pueden optar las empresas extracomunitarias a los reembolsos del IVA de la UE?
Por supuesto. Si pagas de más el IVA a través del esquema de MOSS, te devolverán el dinero. Pero no será de tu MOSS; el reembolso procederá directamente de las distintas autoridades fiscales donde se encuentran tus clientes. Por lo tanto, obtendrías un reembolso parcial de España, Alemania, Hungría o Italia. Esto también significa que el reembolso vendrá en sus monedas locales.
¿Puede una empresa que no pertenece a la UE ignorar el IVA de la UE?
Legalmente, no. Si optas por no cumplir con la ley del IVA de la UE, corres el riesgo de ser detenido por las autoridades fiscales. Y tendrás que pagar los años de impuestos atrasados más las multas por no cumplir la ley.
Un golpe así podría arruinar un pequeño negocio. Además, si resulta que has violado la ley intencionadamente, podrías encontrarte ante un tribunal. Y no quieres ser condenado por fraude, ¿verdad?
¿Qué puede ayudar a las empresas no pertenecientes a la UE a gestionar mejor el IVA?
La mejor manera de aclarar y simplificar esta locura del IVA, como decíamos anteriormente, es utilizar una herramienta de contabilidad en la nube que automatice todo el proceso, desde cargar el IVA correcto hasta cobrar el pago y emitir la factura correcta. Todos los registros se guardan de manera segura online, incluso si tu ordenador falla.
Hemos hecho varios posts recopilando herramientas de facturación y contabilidad, échales un ojo y elige la que mejor se adapte a tu tipo de negocio y necesidades. De esta manera podrás dedicar tu tiempo a cosas más importantes como mejorar tu producto, conocer a tus clientes y cuidar a tus empleados.
